E-Rechnung-Pflicht ab 1. Januar 2025: Auswirkungen auf Gastronomie und Hotellerie
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend für Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen (B2B) tätigen. Diese Maßnahme basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur Förderung der Digitalisierung und der Effizienz im Rechnungswesen. Für die Gastronomie und Hotellerie bedeutet dies einen erheblichen Umstellungsaufwand, welcher Potenziale für Effizienzsteigerungen birgt. Ab dem 1. Januar 2026 erweitert sich diese Pflicht, und Unternehmen müssen auch selbst E-Rechnungen ausstellen und versenden.
Übergangsfrist für die Ausstellung von E-Rechnungen für KMUs bis Ende 2028
Um kleinen und mittleren Unternehmen den Übergang zu erleichtern, wurden Übergangsfristen bis Ende 2028 eingeräumt. Während dieser Zeit dürfen Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 noch mittels Papierrechnung abgerechnet werden, falls der Rechnungsempfänger zustimmt.
Besonderheiten der E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Die Daten einer E-Rechnung werden automatisiert verarbeitet, was sie von einer einfachen PDF-Rechnung unterscheidet. In Deutschland wird die Umsetzung über Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) geregelt. Zudem erlaubt die strukturierte Datennutzung eine nahtlose Integration in digitale Geschäftsprozesse, was die Bearbeitungsgeschwindigkeit und Genauigkeit erhöhen.
Relevanz für Gastronomie und Hotellerie
Die Gastronomie- und Hotelbranche ist besonders betroffen, da viele Betriebe regelmäßig B2B-Geschäfte abwickeln – sei es mit Lebensmittel- und Getränkelieferanten, Reinigungsdiensten oder IT-Dienstleistern. Die Pflicht zur E-Rechnung erfordert daher eine Anpassung der bestehenden Prozesse, die in vielen Fällen noch papierbasiert oder wenig digitalisiert sind. Gleichzeitig eröffnet die Umstellung die Möglichkeit, digitale Kompetenzen im Betrieb zu stärken, was in einer zunehmend technologisierten Welt ein Wettbewerbsvorteil ist.
Digitalisierung – Herausforderungen für die Branche
Technische Anpassungen
Viele kleine und mittelständische Betriebe in der Gastronomie und Hotellerie verfügen noch nicht über die notwendigen technischen Systeme zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Die Investition in geeignete Software und die Schulung der Mitarbeiter werden entscheidend sein. Insbesondere für Betriebe in ländlichen Gebieten stellt der Zugang zu technologischer Infrastruktur eine Hürde dar.
Kosten
Die Einführung neuer Systeme und Prozesse kann mit erheblichen Kosten verbunden sein. Insbesondere kleinere Betriebe haben die Finanzierung dieser Umstellung sorgfältig zu planen. Förderprogramme von Bund und Ländern bieten dabei eine wichtige Unterstützung.
Integration in bestehende Systeme
Viele Unternehmen nutzen unterschiedliche Softwaresysteme für Buchhaltung, Warenwirtschaft und andere betriebliche Prozesse. Die Integration der E-Rechnung in diese Systeme kann komplex sein und erfordert technisches Know-how. Eine fehlende Standardisierung zwischen den verschiedenen Systemen schafft zusätzliche Herausforderungen.
Aufklärung und Schulung
Viele Unternehmer und Mitarbeiter sind noch nicht ausreichend über die Anforderungen und Vorteile der E-Rechnung informiert. Fehlendes Wissen kann zu Fehlern und Verzögerungen bei der Umsetzung führen. Schulungsangebote und Informationskampagnen könnten hier Abhilfe schaffen.
Vorteile der E-Rechnung für die Branche
Trotz der Herausforderungen bietet die E-Rechnung zahlreiche Vorteile:
Zeit- und Kosteneinsparungen
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung spart Zeit und Personalkosten. Fehler bei der manuellen Eingabe von Rechnungsdaten werden reduziert. Studien zeigen, dass Unternehmen durch die Nutzung von E-Rechnungen bis zu 60 % der Bearbeitungskosten einsparen.
Nachhaltigkeit
Die E-Rechnung reduziert den Papierverbrauch und trägt somit zu einer nachhaltigeren Betriebsführung bei – ein Aspekt, der für viele Gäste zunehmend an Bedeutung gewinnt. Unternehmen können diesen Schritt marketingtechnisch nutzen, um ihr Engagement für Nachhaltigkeit zu betonen.
Transparenz und Kontrolle
Elektronische Rechnungen sind einfacher zu archivieren und schneller zu durchsuchen. Das erleichtert die Finanzüberwachung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Zudem ermöglicht die automatisierte Datenverarbeitung eine präzisere Analyse von Geschäftszahlen.
Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit
Betriebe, die frühzeitig auf die E-Rechnung umsteigen, positionieren sich als moderne und effiziente Unternehmen. Wie die Zusammenarbeit mit großen Geschäftspartnern, die auf digitale Prozesse setzen. Große Zulieferer und Partner bevorzugen zunehmend Geschäftspartner, die den Anforderungen der Digitalisierung gewachsen sind.
Erfordernisse der Gastronomie- und Hotelbetriebe?
Bestandsaufnahme
Unternehmen sollten prüfen, ob ihre derzeitigen Systeme und Prozesse die Anforderungen der E-Rechnung erfüllen. Gegebenenfalls sind Investitionen in neue Software oder Updates erforderlich. Eine gründliche Analyse hilft, den tatsächlichen Handlungsbedarf zu erkennen.
Beratung und Schulung
Externe Berater oder Branchenverbände wie DEHOGA bieten wertvolle Unterstützung bei der Umsetzung. Auch Schulungen für Mitarbeiter sind wichtig, um die neuen Prozesse zu verstehen und effektiv umzusetzen. Wie durch Online-Kurse oder Webinare.
Partner einbinden
Frühzeitige Einbindung von Lieferanten, Dienstleister und Geschäftspartner in die Umstellung, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die neuen Vorgaben erfüllen. Eine enge Zusammenarbeit hilft, potenzielle Fehlerquellen frühzeitig zu identifizieren.
Frühzeitiger Testlauf
Die neuen Systeme sind vor dem Stichtag ausgiebig zu testen, um technische Probleme und Verzögerungen zu vermeiden. Ein schrittweises Vorgehen, bei dem zunächst einzelne Geschäftsbereiche umgestellt werden, erleichtert den Prozess.
Digitalisierung im Rechnungswesen: Die E-Rechnung verändert die Gastronomie und Hotellerie
Die Einführung der E-Rechnung-Pflicht zum 1. Januar 2025 stellt die Gastronomie und Hotellerie vor bedeutende Herausforderungen. Insbesondere kleinere Betriebe haben Zeit und Ressourcen zu investieren, um die neuen Vorgaben umzusetzen. Gleichzeitig bietet die Digitalisierung des Rechnungswesens erhebliche Chancen, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und nachhaltiger zu wirtschaften. Mit frühzeitiger Planung, gezielten Investitionen und Unterstützung durch Experten meistern Gastronomie- und Hotelbetriebe die Umstellung erfolgreich und profitieren langfristig davon. Die E-Rechnung ist ein Katalysator für weitere Digitalisierungsinitiativen in der Branche, der beiträgt, den Anschluss an moderne Standards nicht zu verlieren.
E-Rechnung: BMF-Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15.10.2024
